采购业务内部控制框架实务
企业内控管理（二）
-------红之谷企业管理咨询
一、 采购业务需要做到6大职责分离
1、 请购与审批：使用部门提出申请，公司相关负责人审批
2、 供应商的选择与审批：采购部门提出供货商人选，有公司调研后确定
3、 采购合同的拟定与审核与审批：采购部制定采购合同，公司有关部门审核，领导审批
4、 采购与定价：定价有公司相关部门进行询价，公司审批
5、 采购与验收：采购与验收和会计记录职责相分离，确保采购数量的真实性，采购质量、价格的合规性；采购记录和会计核算的准确性
6、 付款的申请与审批和执行：采购提出付款申请，领导审批，财务审核并执行
二、 采购业务需要做到10大内部控制措施
1、 编制需求计划和采购计划
1） 生产、经营部门根据实际需求准确及时的编制需求计划
2） 采购计划是生产经营的一部分，企业要根据实际需要，结合库存和在途情况，科学合理的安排采购计划，防止采购过高或过低
3） 采购计划纳入采购预算管理，经审批后，作为企业刚性指令严格执行
2、 请购
1） 建立采购申请制度，明确相应的采购程序，公司对采购计划进行审核，统筹管理
2） 采购部门严格按照采购预算和市场变化执行，对于超出预算和预算外项目，要履行相应的审批手续。审批部门审核采购的准确性、完整性、是否符合经营计划，是否符合采购计划
3、 选择供应商
1） 建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商的资质信誉情况，真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单。
2） 采购部门本着公平公正和竞争的原则选择供应商，在防范舞弊的基础上签订质量保证协议
3） 建立供应商的管理信息系统和供应商的淘汰制度，对于供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、交货条件及资信、经营状况及时管控和考评
4、 确定采购价格
1） 健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等各种方式，确定采购价格
2） 建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势行情分析并合理利用
5、 订立采购合同
1） 对纳入签订协议框架的供应商，要对其主体资格和信誉要进行风险评估；要引入竞争机制，确保供应商有履约能力
2） 确定好采购方式、采购价格、运输方式、发票事宜、付款方式，双方的权利义务等
3） 对于重要物资验收量和合同量之间允许的差异，双方应作出统一规定
6、 管理供应过程
1） 影响履约的情况及时发现并出具书面报告书，提出解决方案
2） 根据采购物资的特性，选择合适的运输工具和运输方式，办理运输投保事宜
3） 企业应实行全过程的采购登记制度和信息化管理，确保采购过程的可追溯性
7、 验收
1） 制定明确的验收标准，出具质量检验报告方可入库
2） 核对采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号相一致
3） 办理入库手续，填制入库凭证，登记实物帐，及时将入库凭证传递到财务部门
4） 物资入库前，检验必要的合格证书，生产日期，保质日期等文件
5） 验收过程中发现的异常情况，如无采购合同或和合同不符，超过采购预算，物资毁损等，验收人员及时报告处理
6） 对于不合格物资，让步接收、退货或索赔
7） 延迟交货造成损失的，要按约定索赔
8、 付款
1） 严格审查采购发票入库单的真实性、合法性和有效性
2） 严格遵循合同规定，选择合理的付款方式，尽量选择网银办理
3） 加强预付款和定金的管理，发现有疑问的预付款要及时跟踪处理
9、 会计控制
1） 采购记录、入库记录、发票和会计记录相一致
2） 定期函证应付款的准确性，及时发现问题并处理
3） 会计人员详细核对采购申请、采购合同、验收证明、入库凭证、退货情况、款项支付等一致性
10、 采购业务的评估
1） 对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、合同签订及履约情况等物资供应活动进行专项评估，以便发现薄弱环节，优化采购流程
2） 对于采购关键指标可以纳入业绩考核体系，促进采购与生产和销售的衔接，全面提升采购效能
三、 采购业务需要做大的5大控制程序
1、 分工与授权
1） 生产总监和销售总监的职责
2） 采购部主管的职责
3） 仓库管理员
4） 采购员
5） 出纳员
6） 会计
7） 财务总监
2、 请购与审批
1） 任何采购要有采购申请
2） 采购部集中行使采购权
3） 建立供货商档案管理制度
4） 价格管理
5） 质量管理
6） 服务管理
7） 位置管理
8） 合同管理
9） 发票管理
10） 付款管理
3、 采购与验收
1） 发出订单
2） 到货验收
3） 登记保管账
4） 编制记账凭证
5） 记账
6） 对账
4、 会计与付款
1） 申请
2） 批准
3） 审核
4） 支付
5） 制单
6） 记账
5、 审计监督
1） 财务部负责价格的审查
2） 审计部负责合同条款的审查和财务付款前后的审计
3） 采购人员自觉接受财务部和审计部的监管和质询
4） 对于采购人员在采购过程中发生的舞弊行为，审计部有权提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任
四、 采购业务的需要做到的7大控制表单（略）
1、 采购程序与准购权限表
2、 采购作业授权表
3、 请购单
4、 采购合同审批表
5、 预付款申请表
6、 请款单
7、 付款申请单
